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Dienst „Sekretariat“ einrichten

Über den Dienst „Sekretariat“

Ein Chef kann über mehrere Assistenten verfügen, die im Namen des Chefs Anrufe tätigen und annehmen. One Net Business bietet hierfür etliche unterstützende Sonderfunktionen.

Aktuelle Einstellungen anzeigen

Auf der Seite Anrufdienste können Sie einige Einstellungen des Dienstes anzeigen und ändern.

  1. Rufen Sie One Net Manager auf.

    Mehr zum Zugriff auf One Net Manager >

  2. Wählen Sie Anrufdienste > Chef > Anzeigen aus.

    Sie können eine Liste Ihrer Assistenten sehen sowie die Anruffilterung und die Anrufabfrage aktivieren. Außerdem können Sie jede Regel aktivieren oder deaktivieren, die Sie zum Filtern von Anrufen verwenden.

  1. Rufen Sie One Net Manager auf.

    Mehr zum Zugriff auf One Net Manager >

  2. Wählen Sie Anrufdienste > Assistent > Anzeigen aus.

    Sie können jeden Chef sehen, dem Sie zugewiesen sind. Wenn Sie – z. B. im Urlaubsfall – die umgeleiteten Anrufe Ihrer Chefs nicht annehmen können, können Sie eine eigene Umleitung einrichten, damit diese Anrufe an eine andere Rufnummer weitergeleitet werden.

Chef-Dienst einrichten

Beim Einrichten des Chef-Dienstes können Sie:

  • Assistenten einem Pool zuweisen
  • Anzeigenummer und Anruf-Filterregeln einrichten
  • Die Maßnahme für einen umgeleiteten Anruf festlegen, der nicht angenommen wird

Ein Führungskraft-Dienst kann von Administratoren, Führungskräften und Assistenten eingerichtet werden. Nur Administratoren und Chefs können Assistenten zu einem Pool hinzufügen.

Als Chef oder als Administrator können Sie einen Assistenten-Pool erstellen. Wenn dem Pool mehr als ein Assistent zugewiesen wurde, müssen Sie festlegen, ob umgeleitete Anrufe bei allen Assistenten gleichzeitig oder der Reihe nach klingeln. Diese Einstellung erfolgt bei der Konfiguration der Assistenten-Benachrichtigungen.

Wenn Sie die verkettete Rufumleitung für die Benachrichtigung verwenden, werden die Assistenten gemäß ihrer Reihenfolge in der Liste benachrichtigt.

  1. Rufen Sie One Net Manager auf.

    Mehr zum Zugriff auf One Net Manager >

  2. Wählen Sie Anrufdienste > Chef > Bearbeiten aus.
  3. Wenn Ihre Assistenten festlegen können, ob sie für den Pool verfügbar sind oder nicht, wählen Sie oben im Abschnitt Assistenten die Option An- und Abmelden der Assistenten zulassen aus.
  4. Suchen Sie die Benutzer.

    Die mit der Suche gefundenen Benutzer werden in der Liste Verfügbare Assistenten angezeigt. Nur Benutzer mit One Net Business-Teilnehmer-Typ UC können in der Liste angezeigt werden.

  5. Verschieben Sie die erforderlichen Benutzer in die Liste Zugewiesene Assistenten.
  6. Wenn Sie die verkettete Rufumleitung zur Benachrichtigung der Assistenten verwenden, verschieben Sie die Namen nach Bedarf nach oben oder nach unten.

Mehr Infos zu verfügbaren One Net Business-Teilnehmer-Typen >

Mit den Benachrichtigungseinstellungen wird festgelegt, wie Assistenten die umgeleiteten Anrufe des Chefs empfangen und was geschieht, wenn die Anrufe nicht angenommen werden.

Screenshot mit Chef-Dienst-Einrichtung

  1. Rufen Sie One Net Manager auf.

    Mehr zum Zugriff auf One Net Manager >

  2. Wählen Sie Anrufdienste > Chef > Bearbeiten aus.
  3. Wählen Sie Parallel aus, wenn alle Assistenten gleichzeitig benachrichtigt werden sollen. Wählen Sie Sequenziell, wenn die Assistenten in der Reihenfolge benachrichtigt werden sollen, die in der Assistenten-Pool-Liste festgelegt ist.
  4. Wählen Sie den Anzeigenamen für umgeleitete Anrufe aus. Das können der Anzeigename des Chefs, der Anzeigename des ursprünglichen Anrufers oder beide sein. Es kann aber auch ein personalisierter Anzeigename verwendet werden.
  5. Wählen Sie die Anzeigenummer für umgeleitete Anrufe aus. Das kann die Anzeigenummer des Chefs, die Anzeigenummer des ursprünglichen Anrufers oder eine personalisierte Anzeigenummer sein.
  6. Wenn ein Assistent einen umgeleiteten Anruf erneut an den Chef weiterleitet, können Sie angeben, wie lange das Telefon des Chefs klingeln soll, bevor der Anruf wieder an den Assistenten zurückgeht. Geben Sie dazu die Anzahl der Klingelzeichen für Zurückgeben der Weiterleitung nach ein.
  7. Bei der verketteten Rufumleitung können Sie angeben, wie lange das Telefon eines Assistenten klingeln soll, bevor der nächste Assistent benachrichtigt wird. Geben Sie dazu die Anzahl der Klingelzeichen für Weiter zum nächsten Assistenten nach ein.
  8. Sie können festlegen, wie lange ein Anruf klingeln darf, bevor eine andere Maßnahme ergriffen wird. Geben Sie dazu die Anzahl der Sekunden für Weitergabe nach ein.
  9. Sie können als Rollover-Maßnahme angeben, dass der Anruf an die Mailbox oder an eine andere von Ihnen eingegebene Rufnummer weitergeleitet wird. Sie können aber auch festlegen, dass Anrufer informieren werden, dass ihr Anruf nicht angenommen werden kann.

Mit den Anruf-Filtereinstellungen wird festgelegt, welche Anrufe an einen Chef zu dessen Assistenten umgeleitet werden.

  1. Rufen Sie One Net Manager auf.

    Mehr zum Zugriff auf One Net Manager >

  2. Wählen Sie Anrufdienste > Chef > Bearbeiten aus.
  3. Wählen Sie Ein oder Aus aus.

    Bei deaktivierter Anruf-Filterung werden keine Anrufe für den Chef an die Assistenten umgeleitet.

  4. Für eine einfache Filterung markieren Sie die Option Einfach sowie Alle Anrufe, um alle Anrufe umzuleiten, Alle internen Anrufe, um nur interne Anrufe umzuleiten oder Alle externen Anrufe, um nur externe Anrufe umzuleiten.
  5. Für eine regelbasierte Filterung markieren Sie die Option Erweitert sowie Regel hinzufügen ... für jede Regel, die Sie hinzufügen wollen.

Mit den Anrufabfrage-Einstellungen wird festgelegt, ob umgeleitete Anrufe den Chefs zur Ansicht angezeigt werden, damit sie entscheiden können, ob sie die Anrufe annehmen oder nicht.

  1. Rufen Sie One Net Manager auf.

    Mehr zum Zugriff auf One Net Manager >

  2. Wählen Sie Anrufdienste > Chef > Bearbeiten aus.
  3. Wählen Sie Ein oder Aus aus.
  4. Legen Sie fest, ob ein kurzes Klingeln ertönen soll, wenn ein Anruf überprüft wird.
  5. Bestimmen Sie, auf welchen Geräten des Chefs Benachrichtigungen zu überprüften Anrufen eingehen sollen.

Dienst „Sekretariat“ einrichten

Beim Einrichten des Dienstes „Sekretariat“ können Sie:

  • Anzeigenummer und Anruf-Filterregeln einrichten
  • Die Maßnahme für einen umgeleiteten Anruf festlegen, der nicht angenommen wird

Wenn der Pool eines Chefs mehr als einen Assistenten enthält, können umgeleitete Anrufe bei allen Assistenten gleichzeitig oder der Reihe nach klingeln. Letzteres geschieht entsprechend einer Prioritätsreihenfolge, die in der Dienstkonfiguration definiert ist.

Ein Führungskraft-Dienst kann von Administratoren, Führungskräften und Assistenten eingerichtet werden.

  1. Rufen Sie One Net Manager auf.

    Mehr zum Zugriff auf One Net Manager >

  2. Wählen Sie Anrufdienste > Assistent > Bearbeiten aus.
  3. Geben Sie im Feld Beschreibung einen Namen für die Regel ein. Auf diese Weise können Sie sofort erkennen, für wen oder wann die Regel gilt, z. B. Familie oder Jahresurlaub.
  4. Standardmäßig ist die Option Anruf nicht filtern aktiviert. Sie können aber auch Anruf filtern auswählen, wenn die Anrufe umgeleitet werden sollen, für die die Regel gilt.
  5. Legen Sie die Tage und Uhrzeiten fest, an denen die Regel gelten soll, indem Sie Zeit- und Feiertagspläne auswählen.
  6. Standardmäßig gilt die Regel für alle Rufnummern. Sie können sie aber auch auf externe, interne, anonyme oder nicht verfügbare Nummern beschränken. Sie können bis zu 12 verschiedene Nummern für die Regel eingeben.

  7. Wenn die Regel nur für Anrufe gelten soll, die über bestimmte Rufnummern eingehen: Wählen Sie die jeweiligen Rufnummern unter Verfügbare Anrufziele aus. Fügen Sie dann die Nummern zu Ausgewählte Anrufziele hinzu. Beispiel: Ein Chef möchte eine Regel nur auf Anrufer anwenden, die die Handy-Nummer des Chefs gewählt haben.

    Wenn keine Nummern ausgewählt sind, gilt die Regel für alle Anrufe, die über die One Net Business-Rufnummern des Chefs eingehen.

  8. Wenn Sie eine neue Regel speichern, wird sie automatisch aktiviert. Sie können eine Regel nach dem Speichern deaktivieren. Chefs können diese Regeln auch auf der Seite Anrufdienste aktivieren und deaktivieren.
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